Privacy

Privacy beleid
Kinderopvang Smile hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit
privacy beleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met
persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met
persoonsgegevens. Kinderopvang Smile houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en
regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich
mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn
    verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy beleid;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal
    nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de
    verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de
    beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor
    uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen
    en deze respecteren.

Hoe geven wij dit als Kinderopvang Smile vorm:

  • Wij als organisatie hebben personen geautoriseerd om de persoonsgegevens van de
    organisatie in te zien en te verwerken indien dit nodig is voor de uitoefening van hun functie.
    Deze gegevens kunnen worden ingezien door alle medewerkers en eigenaren. Zij hebben een
    geheimhoudingsverklaring getekend.
  • Wij als organisatie hebben persoonsgegevens altijd opgeslagen achter de beveiliging van
    minimaal een gebruikersnaam en een wachtwoord.
  • Wij als organisatie hebben de persoonsgegevens alleen opgeslagen op
    computers/servers met beveiligingssoftware waarbij zowel de beveiligingssoftware als
    het besturingssysteem ingesteld zijn om automatisch updates op te halen en te
    installeren.
  • Het wifi wachtwoord wordt niet aan gasten verstrekt. Alleen aan medewerkers.

Als Kinderopvang Smile zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw
persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons privacy beleid, of in algemenere zin,
vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens
onder aan dit document.

Kinderopvang Smile
Yvonne Vliegen en Angelique Pozun
Mijnzetellaan 6
6412EN Heerlen
info@kdvsmile.nl
0643623033

Kinderopvang Smile heeft voor haar organisatie een privacyreglement en -beleid opgesteld.
Deze zijn te raadplegen op de website van de organisatie. Tevens maakt dit reglement
onderdeel uit van de inwerkperiode van iedere medewerker en/of stagiaire.
Bij de gegevensverwerking wordt voldaan aan de Algemene Verordening gegevensbescherming
(AVG) en andere relevante wetten.
Daarnaast geldt binnen Kinderopvang Smile een gedragscode voor alle bestuursleden,
medewerkers, stagiaires, vrijwilligers en ouders. Dit wil zeggen dat er met persoonsgegevens
en persoonsgevoelige gegevens zorgvuldig wordt omgegaan. Er is een geheimhoudingsplicht.

Algemene bepalingen en begripsbepalingen

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG): Is per 25 mei 2018 van toepassing.
Vanaf die datum geldt dezelfde privacywetgeving in de hele Europese Unie (EU). De Wet
bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt dan niet meer.

Kinderopvang Smile: Kinderopvangorganisatie, statutair gevestigd te Heerlen.
Beheerder van de persoonsregistratie: Degene die onder of namens de
verantwoordelijkheid van de directeur belast is met de zorg voor een persoonsregistratie of
een gedeelte daarvan. Tevens ook degene die zeggenschap heeft over de persoonsregistratie en
verantwoordelijk is voor de naleving van de bepalingen van het reglement.

Dossier: De verzameling gebundelde persoonsgegevens.

Groep: Een eenheid die bestaat uit een aantal kinderen en een aantal (pedagogisch)
medewerkers en/of stagiaires.

(Pedagogisch) medewerker: een persoon die bij Kinderopvang Smile werkzaam is en voldoet
aan de eisen zoals gesteld in de cao kinderopvang.

Gebruiker van de persoonsregistratie: Degene die geautoriseerd is om gegevens in de
persoonsregistratie in te voeren en/of te muteren dan wel van enigerlei uitvoer van de
persoonsregistratie kennis te nemen.

Geregistreerde: Degene over wie persoonsgegevens in de persoonsregistratie is opgenomen.

Kindcentrum: Een ruimtelijke voorziening voor kinderopvang voor kinderen van 0 tot 13 jaar.

Kinderopvang/ Buitenschoolse opvang: Het op één of meer dagen per week, buiten de eigen
huishouding, in georganiseerd verband en tegen geldelijke vergoeding, bieden van onderdak,
verzorging en begeleiding.

Persoonsgegevens: Gegevens die herleidbaar zijn tot een individuele natuurlijke persoon.

Persoonsregistratie: Een verzameling van gegevens, die op verschillende personen betrekking
hebben, die automatisch wordt gevoerd. Deze verzameling is systematisch verzameld en
aangelegd met het oog op doeltreffende begeleiding c.q. dienstverlening.

Ouders: Degene die een minderjarig kind, dat bij hem inwoont, opvoedt en verzorgd (+
wettelijke component).

Verstrekken van gegevens aan derden: het aan niet binnen of aan Kinderopvang Smile
verbonden personen, bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens die in de
persoonsregistratie zijn opgenomen.

 

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens

De gegevens verwerking van de klanten en medewerkers van Kinderopvang Smile is rechtmatig
en zijn ten behoeve van de dienstverlening. Persoonsgegevens worden door Kinderopvang
Smile verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

  • Het aangaan van contracten
  • Het aangaan van plaatsingsovereenkomsten
  • Het versturen van nieuwsbrieven
  • Het aangaan van arbeidsovereenkomsten
  • Voor financiële transacties
  • Voortgangsrapportage van de vaardigheden en bekwaamheden van het kind (observaties)

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens vragen:

  • Naam
  • Adres en woonplaats
  • Telefoonnummer
  • Email adres
  • Geboortedatum
  • Bankrekeningnummer
  • BSN
  • Gezondheidsgegevens van het kind en huisarts

Verstrekking aan derden
De gegevens die aan ons worden verstrekt kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit
noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik
van een derde partij voor het maken van contracten, ICT en voor de salariëring.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen
verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin
uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet gebruiken voor marketingdoeleinden en niet aan
andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is
dat de Belastingdienst in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een
dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te
geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk
toestemming voor geeft.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar)
indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke
vertegenwoordiger.

Bewaartermijn
Kinderopvang Smile bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel
waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Van een maximum van 2 jaar.

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens

te beschermen tegen onrechtmatige verwerking en/of gebruik, zo hebben we de volgende
maatregelen genomen:

  • Verwerkingsovereenkomst met KOVNet
  • Geheimhoudingsverklaring met de leverancier van het boekhoudsysteem
  • Geheimhoudingsverklaring met de GGD
  • Geheimhoudingsverklaring medewerkers en Stagiaires.
  • Overeenkomst met geheimhoudingsverklaring met de bedrijfsarts
  • PC’s en laptops binnen de organisatie zijn beschermd met (persoonlijke) wachtwoorden, die
    met enige regelmaat gewijzigd dienen te worden
  • We anonimiseren persoonsgegevens in rapportages en/of verslagen
  • Mappen met persoonsgegevens worden in gesloten kasten opgeborgen
  • Indien kantoorruimtes niet worden gebruikt, wordt de toegangsdeur op slot gedaan
  • Naleving van de gedragscode
  • Vernietiging van persoonsgegevens

Rechten omtrent je gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke we van u
hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een
deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heeft u het recht de door u
verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of direct aan een andere partij indien
gewenst. Wij kunnen u logischerwijs vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen
geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens vragen we u hierover
met ons contact op te nemen. Komt u hier niet met ons uit dan vinden wij dit natuurlijk erg
vervelend. U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is
de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.
Als u naar aanleiding van ons privacy reglement nog vragen of opmerkingen hebt neem dan
contact met ons op!